電話回線を減らしてコスト削減、企業向けインターネットファックス選定のポイントと使い方

 

 

社会全体での使用頻度は確実に低下しているものの、企業であれば未だに欠かせない通信手段としてファックスがありますが、使い続けるには専用の電話回線を持ち続けなければならないという悩ましい問題を抱えることになります。

 

現在の回線使用料は東京・大阪などの3級取扱所と呼ばれる主要都市の場合、1回線で2500円、電話とファックス用の2回線を利用できるプランの場合であれば3530円が月々固定費として発生します。電話はともかくとしてもファックスとして使われる機会が少ないような場合、この固定費は明らかに無駄の類いとなります。

 

こうした悩みに応えるようにして近年登場してきたのがインターネットファックスというサービスで、今まで電話回線を使用して行っていたファックス通信をインターネット経由で行うことができます。

 

このサービスを利用することで今まで必要だったファックス用の回線は不要になり毎月の固定費削減を行うことができ、しかも通信費の面でも一般の電話より有利なため普及が進んでいます。使い方自体も簡単で、サービスの管理画面や専用アプリケーションから送受信を行ったりメールソフトでファックス送受信を行ったりすることができます。

 

ですが、いざサービスを利用しようと考えても多くあるサービスの中から何を基準に選んでいくかというのは悩ましいところです。本稿ではそれらの選定ポイントを企業目線で説明します。

 

インターネットファックスを選定するポイント

 

まずは料金体系がどうなっているか……と考えたいところですが、企業で使っていく場合には料金と同じ程度にサービスの安定性というのは重要な要素になっていくるはずです。固定電話が通じないということは普段ほとんど起こらないため、ファックスが届かないというのはとても印象が悪くなるためです。

 

ファックスが届きにくい等の不満を取引先に持たせてしまっては、コスト削減ができたとしても喜んでいられなくなってしまいます。

 

 

まずはそのサービスを提供している企業の背景を調べてみることをおすすめします。少し調べれば海外の大手資本であったり、国内大手のシステム販売会社だったりといったことが見えてきます。当然過去の実績等も見えます。こうした調査をすることでそのサービスがどの程度安定して提供されているかの目安にすることができます。企業規模の大小や背景はサービスの可用性に影響するからです。

 

こうしたことに加え、より具体的な情報として各社にインターネットファックスサービスの「年間ダウンタイムがどの程度なのか」を問い合わせてみるのが良いです。つまり何らかの理由(メンテナンス等含む)でサービスが利用できなくなっていた時間を問い合わせるということです。

 

一部のサービスではそれらの時間をオフィシャルホームページに掲示していますが、大抵は載せていないケースがほとんどです。不明な場合は実際に問い合わせて数字を確認することで、サービス導入に対する確かな目安にしましょう。近年ではこうしたサービスを提供するサーバーやネットワークはデータセンター等に格納されてダウンタイムも小さくなっていますが、ファックスという「届いて当たり前」が前提にあるサービスを乗り換える場合には、確認しておくべきです。

 

そしてやはり料金体系は重要な要素です。おおよそどのサービスを利用しても、電話回線を使用しているタイプのファックスに比べたらコスト削減が可能なレベルの料金体系ばかり(同一市内での送信など一部の例外を除く)ですが、どのサービスが一番お得かという話になると、これは簡単に決まりません。サービス提供各社がそれぞれのメリットを料金体系に組み込んでいるためです。

 

インターネットファックスの料金体系は初期費用と月額料金、そして送受信ごとに発生する料金の3つで成り立っています。初期費用や月額料金を抑えて送受信毎の料金が多いタイプや、その逆に月額料金が多めな代わりに送受信毎の料金が無料だったり一定のおまけが付属しているものなど、色々です。

 

例えば、月額料金は1500円と高めですが送受信別々に月々150枚までは無料というサービスがあります。ファックスの使用量が多くないので固定費削減のために乗り換えたいというような場合には有力なサービスになるでしょう。あるいは受信に関しては無料で、送信の場合は3分/8円というサービスもあります。

 

今でもファックスが業務の中心になっていて送信も受信も顧客との間で大量にやりとりしているような業務形態の場合は、大きなコスト削減に繋がるはずです。

 

他にも無料トライアル期間が充実しているサービスやキャッシュバックがあるサービス、
同一サービスを利用している場合は送受信共に無料といったサービス、
ファックスの送信と受信をセットではなく別のプランとして提示しているサービス、
固定の月額料金すら不要なもののファックス番号はもらえないので受信には使えないサービス
などなど……数々の利用形態に合わせた料金プランが各社から提示されています。

 

どのように活用するか

 

 

固定費に関してはまだ分かりやすい部分ですが、こうした実際の送受信で発生しているコストは実際のファックスの送受信がどの程度使われているかということによって最適なサービスが大きく変わってくるはずです。

 

受信が多い、送信が多い、月々の使用量が多い、少ない、そういった情報をまず調査し自社の現状を確認しておくことで、初めて最適な料金体系をもったサービスを選べることになります。まずは情報収集から始めるべきです。

 

また別の視点では、それぞれのサービスが掲げている他とは違う点に着目します。例えばインターネットファックス用に割り当てられるファックス番号で日本全国の市外局番を取ることが無料で可能なサービスがあります。名刺等に載せるのが当然になっているファックス番号ですから、そうした部分に気を遣いたい場合には当然重視できるポイントになります。
 
また別の要素ではスマートフォン等のモバイル環境でのファックス送受信がどう機能しているかという点もあります。サービスによっては専用アプリを各種スマートフォンOS向けに提供していて、送受信が可能だったり受信したファックスに手書きで追記したものまで送れるサービスがある一方、受信しか対応していないサービスもあります。

 

外出の多い営業担当こそが最も多く使うような利用形態の場合、こうした点も重要な判断要素になります。
あるいはファックスの送受信に使えるファイル形式にも違いがあります。利用可能なファイル形式はPDFやTIFF、DOCやXLSといった多様なファイル形式がサポートされていますが、受信でTIFFが使用できない等の細かな違いがあります。

 

取引先の業種で多用されるファイル形式によっては不便になることもあり得るので、サービス選定にあたっては場合によって注意深くなるべきポイントとなります。

 

また、そうしたこと以前に社内の基幹システムとの連携や統合をソリューションとして提案しているものもあります。PDF帳票とファックス送信の連携ですとか、そういった業務システムの改善を絡めているものです。

 

インターネットファックスは今後利用者がさらに増えていくと考えられる分野ですが、これらのポイントを押さえて最適な選択ができるように、サービス提供各社と自社の状況を把握してみて下さい。

 

 

インターネットファックスランキング

 

 

eFaxの特徴

eFaxの魅力としてはやはりその料金体系からの導入ハードルの低さを挙げることができます。

評価 評価4.5
eFaxの総評

特に無料のトライアル期間が30日間ついているというのは大きいでしょう。「今すぐ使える」と公式でも説明している通り、サービスが気になったその日から無料でテストできるというのは、経営者の場合でもシステム担当者の場合でも優れたメリットです。

こうした無料トライアルに加えて導入の初期費用が無料。無料トライアル終了後の月額料金は月々1500円、年払いなら初年度は月々1000円です。

eFaxはこれに加えてFAXの送信・受信共に毎月150ページまでは常に無料となっています。金額で言えば送受信別々に月々1500円分の無料サービスが常についているということになりますね。151ページ目からはページ辺りおよそ10円となっていますが、FAXを大量利用しない場合には「送受信にかかる費用が丸ごと無料」となる可能性すらある料金体系です。
 
特に受信より送信にFAXを使用していて使用量が把握しやすく、月々のFAX利用がそれほど多くない場合にはコスト削減のための最強の選択肢になるはずです。

FAXは無くせない……でもコストは削減したいと考えた場合、月々の無料サービス分が確実に無駄を削ってくれる料金体系はコスト削減効果が目に見えて分かりやすいのも魅力と言えますね。もちろんこうしたコスト削減効果には、通常のFAXをインターネットファックス化することによって当然ついてくる「紙代やインク代が無くなる」というコストの削減効果が上乗せされます。


他にも、日本の主要57都市の市外局番の好きな番号が選べるという魅力も挙げられます。例えばの話ですが、名刺に記載されている電話番号とFAX番号が大きく食い違う……というのは外から見た時決してプラスのイメージにはなってくれませんし、企業や法人にとってはこうした情報はある意味でインフラとも言える部分です。インターネットファックスの選択の仕方一つでそうした差がつくのであれば、市外局番を選べるというのは魅力の一つになります。
 
FAX受信の場合のメールでの添付ファイル形式はPDFです。FAX送信に利用できる添付ファイルの形式はPDF、JPEG、TIFF、GIF、PNGなどの画像形式やDOC、XLSといったWordやExcelのファイル形式が利用可能です。

ただこの送信可能なファイル形式はインターネットファックスのサービス毎に大差はないものの微妙に違うので、自身の利用形態に合わせてあらかじめ確認した方が良い部分ですね。ただ、十分な機能を有しているとは言えます。

 
 

BizFAXストレージ&リモートの特徴

BizFAXストレージ&リモートも料金体系はかなり頑張っているという印象です。

評価 評価4
BizFAXストレージ&リモートの総評

初期費用は1000円となっていますが、指定されたWebサイトからの申し込みを行えば0円にすることができます。しかしどちらかと言えばBizFAXストレージ&リモートはそれなりの規模でFAX送受信をする場合に、ランニングコスト面での魅力があります。
 
まず時期や枚数を問わず受信に関しては0円です。FAX中心のやり取りが多く、例えば注文書等がFAXで大量に送られてくるといったような状況がFAX利用形態の中心となっている場合、受信料がゼロですからFAX利用にかかるコストをかなり削減できることになります。

また同時に送信においても8円/3分となっており、送信数が多くなった場合でも利用料を抑えて使い続けることが可能です。大量のFAX送受信を考えなければならない場合のコスト削減効果では業界随一と言えますね。

また月額料金も1000円と抑えられています。固定費は他のサービスと大きく変わりませんが、ランニングコストを削減できる可能性を自身の利用状況によってどう考えるか、といったところが最終的な選択のポイントとなるのではないでしょうか。

また、運営会社が大きいというのは見逃せないポイントでもあります。データセンター運用やネットワーク構築等含めた通信システムのバックボーンを世界相手に取り扱ってきた実績のある会社ですので、FAXのような「堅牢性や安定性を当然のように利用者が期待してしまうサービス」を選択する上で魅力の一つとなります。トラブル発生率の低さや障害時の対応速度、あるいはサポート体制やそれに関わる技術的な背景などが十分期待できるということです。

FAX受信の場合のメールでの添付ファイル形式はPDF、TIFF、JPEGです。FAX送信に利用できる添付ファイルの形式はPDF、JPEG、TIFFなどの画像形式と、やはりこちらのサービスもDOC、XLSといったWordやExcelのファイル形式が利用可能です。

 
 

Message+の特徴

Message+(メッセージプラス)も導入に関しての料金体系は工夫を凝らしています。

評価 評価3.5
Message+の総評

初期費用1000円という金額は他と大きくは変わりませんが、月額料金が950円で、年払いをするとさらにお得になります。月額換算すると792円となり、ここでは他社をコスト面で優位に立っています。固定費は安いに越したことはないでしょう。

またこちらのサービスもFAX受信料が0円となっています。そうなれば当然FAXの利用形態が受信中心の場合は大きなコスト削減効果が見込めることになりますね。FAX送信に関しては1枚/15円となっています。

ここは注意が必要な部分で、サービス提供元によって「送信にかかる時間あたり〜円」や「送信した枚数あたり〜円」といった違いがあります。ただし送信した枚数ごとに料金が発生する形式は、コストを数値で求めやすいメリットがある点は無視できません。

また初年度には3000ポイント(ほぼ3000円分)のFAX送信に使用できるサービスポイントがついてきます。このポイントはその後も購入することが可能になっているポイントで、このサービスポイントでの支払いの方が購入時ボーナスがつく関係でお得になっており、利用すれば一枚あたりのFAX送信にかかる費用を削減できる効果がありますので積極的利用したいサービスです。

また、他にはない特殊性として、FAX送信の場合ですらMessage+同士の場合無料という点があります。実質的に月額料金だけでFAXが利用可能になる訳です。FAXの利用形態が「数カ所の自社拠点同士でのやり取りが中心」のような場合においてはFAX送信までも無料になるのは強力な優位性になります。

また、パスワード無しでは見ることができないという盗み見や誤送信に対処するための仕組みや、留守番電話としても使える機能を提供していたりします。これも普段の利用形態によっては大事なポイントでしょう。

FAX受信の場合のメールでの添付ファイル形式はPDF、TIFFです。FAX送信に利用できる添付ファイルの形式はPDF、JPEG、TIFFなどの画像形式と、やはりこちらのサービスもDOC、XLSといったWordやExcelのファイル形式が利用可能です。