電話回線を使用するファックス自体が企業等で一般化しだしたのはおよそ1980年代からですが、一般家庭にも1990年代にはかなりの量が普及しています。こうした背景を元に現在でも電話と同じレガシーシステムとして「あって当然」という位置づけで存在しています。

 

が、近年インターネットの普及によって新しく登場し始めたインターネットファックスがその代替手段として注目を集めており、導入自体も積極的に進められています。

 

一般的な電話回線と実機の組み合わせで提供されてたファックスを置き変えるためには当然理由が必要になってきますが、ここではもっとも大きな魅力となるであろうコスト削減効果を中心に説明していきます。

 

コスト削減について

インターネットファックスはファックスの送受信で行われる文書をデジタルファイルとしてインターネットを通じてやり取りし、PCやスマートフォンの内部で完結させるサービスです。
 

電話回線を使用しませんのでファックス用として個別に保有していた電話回線の固定費が不要になるということです。

 

また、自分からのファックス送信の際には作成した文書(PDFやDOCやXLSといった一般的な事務作業で使用するファイル形式のもの)をそのまま相手のファックス番号に送ることができるため、通常のファックスでは不可欠な「ファックス送信のために一度プリンタから印刷する」という手順と無駄がなくなります。

 

ファックス受信の際もPDF等のファイル形式で紙に出力する必要なく受け取ることが可能になります。つまり、ファックス送受信に関連した電話回線の固定費、ファックス送受信に必要不可欠だった印刷にまつわる用紙代、トナー代といった部分はゼロにできるようになります。

 

ファックスを購入しているような場合にはその購入費や維持管理費も不要になりますし、リースなどを利用していた場合にはリース代金が不要になります。もちろんファックス機自体を置く場所も不要になるということです。

 

ただし、電話回線を使ったファックスからの置き換え先には複数の種類があります。大規模なものから置き換えが簡単で即利用可能なものまで様々です。どういった種類があるのかは押さえておいて損はありません。
 

それらを大まかに説明しますと、

1,ASPが提供しているファックスサービスを利用する

2,デジタル複合機等の実機に組み込まれたファックス

3,社内システムにファックスサーバーを組み込む

などが主立ったものとなります。

 
こうした中で、やはり単純に電話回線を使用したファックスから置き換える場合に魅力が分かりやすいのはこのうち1でしょう。

 

 

ASPが提供しているファックスサービスを利用する

1の場合、近年は多様な料金プランで複数のサービスがしのぎを削りあっている状況ですので、「ファックスの電話回線が無駄」「手軽にファックスのトータルコストを削りたい」というような場合には有力な候補となります。
 
大企業から小企業、いわゆるSOHOといった分野までカバーした料金体系をもっている様々なサービスが各社から提供されているため、選択肢も豊富です。

 

機能面も充実したサービスが多く、スマートフォンなどのモバイル環境でのファックス閲覧や送受信に強みがあるサービスも多いですし、サーバーの維持管理等はサービス提供側に丸投げしている形ですので故障から紙詰まりまでの全てで無駄に頭を悩ませる必要がなくなります。

 
通信費の面でも「送受信ともに月150枚まで無料」や「受信無料」や「同一サービス同士なら無料」などを掲げたサービスもありますし、月々の利用料金も1000円前後です。

 

加えて専用アプリやブラウザ、メーラ等を利用してこれらのサービスが利用できるため、業務の中に組み込んでいくのも容易です。そしてなによりファックスだけで見た場合のトータルでのランニングコストの小ささが大きな魅力です。

 

デジタル複合機等の実機に組み込まれたファックス

2の場合は、インターネットを利用したファックス機能が複合機等に組み込まれているようなケースですが、ASP提供のものと比べた場合に使用可能なファイル形式等で劣っているものが目立ちます。

 

また通常の電話回線を利用した機能も同時に持っているものがほとんどでしょうから、購入やリースを考えた場合に使わない機能がついた結果として割高という状況になる可能性も否定できません。

 

あとこれは考え方次第ではありますが、例えインターネット経由でのファックス利用が可能であっても、ASP等のサービスと比べた場合に「実機を持つことによって発生する諸々のコスト」をどう考えるかという点は注意しておきたいところです。

 

保守サービスがあったとしても、物理的な不調や故障への対応等は必ず必要になるという意味です。

 

社内システムにファックスサーバーを組み込む

3の場合は専用のファックスサーバーを所持して通信経路をインターネットに変えて利用するものです。あらゆる意味で自由度は高いですが、これはサーバーの維持管理コストを想定できる中規模以上の企業が検討するラインでしょう。

 

文書の電子化やセキュリティを平行して確保しつつ、現行のワークフローの中にファックス機能を組み込んでいくようなケースです。こうした場合は電話回線の固定費等の削減などより実際の業務の効率化の方が重要視されるポイントとなります。

 

全体で見た場合のコストは当然気になるところですが、機能や利便性など検討要素は複雑で、単純な利用料での比較はほぼ無意味でしょう。

 
 

インターネットファックスは固定費や通信費の削減などで非常に優秀ではありますが、それは現在の利用形態をきちんと把握していて初めて大きな効果が見込めるようになるものです。

 

現状の確認を行った上で最適なサービスを選ぶことが最大のコスト削減効果を生みますので、現状把握は念入りに行いましょう。

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