これまでFAXといえば、電話回線を利用してFAX機器によって紙面を読み込んだうえで送受信を行うことが当たり前でしたが、最近は、インターネット回線を経由してデータの送受信を行う「インターネットファックス」の普及が高まり、多くの方が利用するようになってきました。

 

自宅や会社のパソコンはもちろん、携帯電話やコンビニのサービスなどを利用して送信することができますし、インターネット経由なので以前の電話回線と比べて、海外への国際ファックスなども安価に利用することが可能となっています。

 

コスト削減できるインターネットファックス

「インターネットファックス」が、これだけ多くの方に利用されるようになった背景には、インターネットの普及はもちろんですが、使い方そのものが非常にシンプルで簡単であるということ、インターネット環境さえあれば、パソコンや携帯電話で外出先でもいつでも受送信の内容を確認することができるという手軽さがあげられます。

 

もちろん、インターネット回線を利用しますので接続業者との契約は必要となりますが、すでにパソコンを持っていて契約している状態であれば、何も購入する必要もなくそのまま利用することが可能です。

 

とくに複雑な設定なども必要ありませんし、最初にFAX番号を選んで登録するだけで、通常のEメールと同じように受信されたファックスがメールボックスに届けられるという仕組みになっていますので、「パソコンは少し苦手」という方でも簡単に利用することができます。

 

また、これまでのFAX機器の場合には、毎回、コピー用紙などの紙面に出力したうえで、送られてきた内容を確認しなければなりませんでしたが、インターネット経由であればメール感覚で受信することができますので、とくに出力をする必要はありません。

 

これまで、大量にFAXの受信をしなければならない事業者や企業では、用紙代やインク代、印刷に必要なトナーなどコスト面でも大きな負担となっていましたが、インターネット経由の場合には、受信した時点で所定のメールボックスの受信トレイの中に保管されることになりますので、わざわざコピー用紙などに出力する必要はありません。

 

これまでに必要だった毎月のコピー用紙代やインク代、トナー代などのランニングコストが不要になるのですから、たくさんのFAX機器を導入していた企業にとっては、乗り換えることで大きなメリットがあるでしょう。
 
また、インターネット経由で送受信したFAXであれば、メールボックスに残っているFAXをご自身で誤って削除でもしない限り、いつでも何度でも読み返すことが可能ですし、送受信したFAXを紛失する心配もありません。

 

また、送受信をしたFAXを画像データとしてパソコンに保存することができますので、メーラーに「FAX」というフォルダを作っておき、インターネットを通して送られてきたFAXについてはそのフォルダに保管されるように設定しておけば良いでしょう。

 

さらに、受信日時や宛先、取引先など、個人や部署、社内などのニーズに合ったフォルダを作成しておけば、簡単に整理することが可能となります。これまでのように紙ベースのFAXを台帳に綴っていたのとは違い、断然、情報の管理がスマートになるでしょう。

 

また、従来のFAX機器のように、常にコピー用紙の補給を心配する必要もありませんし、受信だけではなく送信の手順も非常に簡単です。

 

操作も簡単なところもメリット

 

 

送信手順は使用するサービスによって異なる場合もありますが、一般的にはFAXの送信画面を開いて、FAXを送信したい相手方の番号を入力します。

 

次に、パソコンで作成しておいたJPGあるいはPDF形式で作られたファイルを添付して「送信」をクリックするだけで完了します。データを直接送信することが出来ますので、原稿の印刷をする手間を省くことができるというメリットもあります。

 

送信する前にはプレビュー画面で、送信前に送付先や内容について相違がないかなどを確認することも可能ですので、個人情報の漏洩などの原因となってしまう誤送信などのトラブルを未然に防ぐことが可能となります。

 

個人での利用に便利なことはもちろんですが、個人情報漏洩や紛失などのリスクを軽減したい事業所や企業にはとくにおすすめです。
 
また、パソコンがFAX機器を兼用する形になりますので、これまでのように高額なFAX機器を購入する必要がありません。

 

初期投資や経費の削減にも繋がるうえに、個人事業主や在宅ワークなどで大きなオフィスを構えていないという場合には、スペースの無駄も省くことが可能となります。

 

 

インターネット環境を維持するための月々の料金さえ支払っていれば、これまでと同様にFAXの送受信をすることが可能です。

 

もしも、新規に事業を立ち上げたり、新たに自宅にFAXを導入しようとお考えの場合には、すぐに機器を購入するのではなく、一度「インターネットファックス」を使ってみたうえで、検討されてみてはいかがでしょうか。

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