インターネットファックスは、ファックスとして送信したいファイルを電子メールに添付をして送信すると、ファックスとして文書を送信することができたり、差し込み印刷機能を利用することによって、たくさんの量のFAXを一括で送信をする作業を自動的に行うことができたりするので、ファックスを送信する業務の効率を大幅に向上させてくれます。

 

普段の業務をこなしている上では、すでにファックスを利用する機会が少なくなってきている会社が少なくありませんが、まだ取引先が使っているために、ファックスをやり取りする必要があるということもあります。

 

便利なファックス

ファックスで配信するというと、古臭いという印象がどうしてもありますが、EDIという電子データ取引を頻繁に行っている会社や、ファックスを利用する機会がそれほどない会社でも、導入する余地は残されています。

 

オフィスでも、実際にファックス機を設置すること自体が減ってきているとされていますが、そんな状況でも、まだまだ業務内容により必要になる場合があります。

 

会社と会社の間で行われている取引では、注文書や見積書などの帳票をファックスを利用してやり取りする慣習は、今でもまだ頻繁に行われています。

 

特に頻繁にファックスを使って帳票をやり取りするサービスや業種などでは、帳票を作成する業務を自動的に行ってくれて、効率を高めてくれるインターネットファックスのシステムは非常に便利です。

 

システムの機能の中には、差し込み印刷機能を利用してファックスする伝票や文書を作成する作業から、実際にファックスを送信するまでに至る作業を自動的に行うことができるものが搭載されていることがあります。

 

今まで、手作業によってファックスする伝票や文書を作成してからプリントアウトして、ファックス機にかけて送信する作業を毎回行っていた会社の場合は、このファックスする文書を作成してから送信するまでの一連の業務の流れが全部自動的に行ってくれることは、効率の面で非常に大きいメリットになります。

 

また、差し込み印刷機能は、宛名などを登録している表計算ソフトなどで作成したり、基幹システムに登録されているデータベースと、システムの文書作成機能と連携をして、同じ文書の宛名の欄にデータベースから取得した情報を差し込んで、宛名だけが違う文書を自動作成するという機能のことです。
 

また、法人に向けたダイレクトメールファックスを大量に送信するときなどに、ファックスを一括で送信する必要があるサービスを行っている業種では、もっと大きいメリットが得ることを期待することができます。

 

しかも、手作業を減らすことによって人為的ミスによる個人情報の漏洩を防ぐという意味でも大きなメリットがあります。

 

帳票にもファックス

 

 

ファックスによるやり取りが、まだ頻繁に行われている帳票にまつわる業務でも、インターネットファックスのシステムは非常に役に立ちます。

 

これまで行われていた手作業の作業を省略することができるので、業務の効率を高めたり、コストを削減させる効果を見込むことができます。

 

場合によっては、会社の中にすでに導入されている基幹システムと連携されていて、基幹システムのデータが反映された帳票を自動で作成することができる機能が搭載されているシステムも存在するので、もっと人件費やコストを削減できるメリットを得ることができます。
 

そして、これまでは手作業による間違った送信によって発生する損失も、システムを導入することにより、軽減させることができます。

 

このように、システムを導入することは、業種に関係なく、受注業務や発注業務、請求業務、支払業務など様々な業務を効率的に行いたいときに便利です。

 

システムを導入することは、ファックスによるやり取りを、まだまだ普段の業務内容から切り離すことが難しい全ての業種の会社で価値を見出すことができます。

 

ところが、現状として、ファックスrのやり取りについて、効率化を行ってコストの削減を図ることを検討している会社は多くないとされています。

 

その理由として挙げられるのは、手作業でファックスを送信することに、それほどのコストや手間が発生していないと感じていることや、新しいシステムの導入に漠然として不安を抱えているということなどがあります。

 

ところが、これまでのファックスを送信するときに発生するファックス用紙の料金や人件費、無駄な時間などを考慮すると、システムを導入することは大きなコストの削減に繋げることが期待できます。
 
そして、クラウド化されたASPのサービスを会社で利用すれば、自分の会社でサーバの環境を準備する必要がないので、導入する手間や発生するイニシャルコストも、必要最低限に抑えることができます。

 

 

もしも、毎日行っている業務の中で頻繁にファックスを送信したり、受信したりする作業を行っているときには、一度システムを導入することを検討してみるのも良い方法です。

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