取引先や知り合いなどに手書きの書類や印刷物などをリアルタイムで送信する方法として、電話回線を利用したFAXが挙げられます。専用の機械が必要にはなりますが、いつでも手軽に書類のやり取りができるためビジネスの世界でも非常に重宝されています。

 

現在はインターネットの技術向上や利用者の増加といった影響もあり、必要なものはデータ化したり写真としてメール添付することでより簡単かつ確実に相手先へ送信できるようになりました。

 

このため、ひと昔前ほどはFAXを活用する機会が無くなってきましたが、メールアドレスを知らなかったり簡単にはデータ化できないものを送信するには、やはりFAXを利用したほうが便利なこともあります。しかし現在では携帯電話の普及も進んでいるため、電話回線自体を持っていない人も多くいます。

 

このような場合はコンビニなどFAXを設置している店舗などから送信するしかありませんでしたが、最近ではこういった不便さを解消するために役立つインターネットファックスというものが注目を集めています。

 

電話回線をつかわないインターネットファックス

インターネットFAXとは、これまで主に利用されてきた電話回線を用いず、ウェブやインターネット回線を活用してFAXを送受信するシステムのことを指します。具体的に言うと、まずインターネットに専用のFAXサーバーを設置し、受信する場合は電話回線経由で受け取ったデータをメールタイプに変換します。

 

これを指定のメールアドレスにあてて送信することで画像データを受け取ることができるという仕組みで、通常はPDFファイル形式で送られてくるデータを変換するためパソコンや携帯電話などの媒体でも閲覧できるようになります。

 

こちらからデータを送信する場合は、メール形式で送信されたデータをファックスサーバーで変換し、電話回線に流すことができるデータ形式に変換することで指定したFAX番号にあてて自動で送信することができます。
 
このようにデータをやり取りすることで、まるで一般的な電子メールのようにパソコンや携帯電話、タブレットなどの機器を利用して送受信できるため、会社や自宅にFAXの機器が無くても問題なくデータのやり取りができるため非常に便利です。外出先からも操作が可能なので、営業職など移動が多い人にもおすすめです。

 

インターネットファックスを利用

 

 

インターネットFAXを利用するためには、データをやり取りするためのFAX番号を取得する必要があります。これまではIP電話で使用されている050から始まる番号が利用されることが多かったですが、現在では様々な番号を取得することが可能になっており、050で始まる番号はもちろん昔のポケベルで利用されていた番号である020など、多様な番号が取り扱われています。

 

インターネットFAXサービスを提供している会社は何社もありますが、それぞれ扱っている番号やサービスの内容が異なるので申し込む前によくチェックしておくことが大切です。中には東京や大阪などの大都市圏の市外局番を利用できる会社も存在しています。

 

このように見慣れた番号を取得することで、相手に見慣れない番号からの送信だと警戒されずに必要なデータを送ることができるのです。

 

今現在FAXを所有している場合などは、既に使用しているFAX番号をインターネットファックスでも利用する方法もあります。オフィスなどで昔からFAX機器をリースしている場合、便利なインターネットファックスに変更しようとしても番号が変わったことを全ての取引先や顧客へ通達しなければなりません。

 

規模の大きい企業になればなるほどこの作業は骨が折れるものになるので、手間や時間的な制約からなかなか変更に踏み出せないということもあります。

 

このような場合は、インターネットFAXに申し込んだ際に取得したFAX番号をメインに利用しつつ、以前の番号あてに送信されてきたFAXは新しい番号へ転送するサービスを利用すると良いでしょう。

 

転送する際に新しい電話番号をアナウンスしてくれるサービスなどもあるので、必要に応じて対応しておくようにしましょう。

 

このように、いつでも手軽に携帯電話やパソコンからデータの送受信ができる便利なインターネットFAXですが、人気が高まっているためサービスを取り扱っている会社も数が増えてきています。

 

その中から自分の希望するサービスや料金を提示している会社を見極め、しっかり検討した上で申し込むようにしないと後悔してしまうこともあります。月額料金は400円から1,000円程度で利用可能としている会社が多く、中には送受信に一切コストがかからないところもあります。

 

 

1ヶ月無料や一定数の送受信まで無料で体験できるなどのキャンペーンを行っている会社も多いので、自分がどれくらいの頻度で利用するかも考えながら選ぶようにしましょう。

 

インターネットFAXを利用するにあたって初期費用が1,000円程度必要になるところもあるので、月額料金以外のコストにも注目しておく必要があります。

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