従来までは電話回線でファックスする必要がありましたが、ここ数年はインターネットファックスの方がむしろ主流です。
 
そもそも電話自体もだんだんその使用頻度が減ってきていて、業務上の連絡でもあえてライン通話にしたり、パソコンであればスカイプを導入したりというようにやっている企業も多いです。

 

割と年配の人が多い企業であれば、業務連絡にラインはありえないということを言ったり、また自分自身が使い方をわからないというようなこともあるでしょう。しかし、電話だと通話料も掛かるということなので、メリットが薄めです。

 

資料請求の際に便利

なんとなく常識的な感じがするという理由だけで、不便なものを使用するというのは現代では減ってきています。便利なものを活用して効率化するというのが現代社会の流れでしょう。

 

日本は労働時間が長いわりに生産性が低いということをよく海外からも指摘されていますが、それも当然の話で、意味のないところに割いている時間が圧倒的に長いからです。

 

取引先への書類やメールはミスのないように一言一句正確に何回も確認するということや、人間関係のためにいろいろと根回ししたりと業務と直接関係ないとことに時間がとられます。サラリーマンの人にとっては業務に直接関係あるというように話すかもしれませんが、そういうことではなくて生産性のない作業ではあるということです。

 

もともと島国で輪を大切にするという点では良いのですが、それが思いっきりマイナスに作用しているというのが日本の労働市場ということになります。作業が丁寧というのは良いことなのですが、他人からの印象などを過剰に気にしてストレスを溜めたり、そこに時間を割きすぎると作業が進まないから残業が多いということです。

 

資料請求があった場合はインターネットファックスでさっとPDFファイルを送付先に紙で送れば早いので、一回自分で印刷する必要はないということです。一回印刷してそれを再度ファックスするというのは相当面倒でしょう。

 

このように無駄な作業や商談をなくすというのは非常に重要で、だいたいの業界では意味のない作業を自分たちで作っているということです。
 
これは諸外国から見ても異常な状況で、内部の暗黙の了解的なルールや外部にしてもマナーなどにどれだけの時間を掛けるのかという話です。

 

 

インターネットファックスで効率よく

 

 

現状こうなってしまっているのである程度は仕方ないのですが、力を入れるところと抜くところというのがあればもう少し良いということを思っている人は多いはずです。品質が手抜きなどは明らかに欠陥なのですが、接客なども常に全力で笑顔というのはむしろ不自然でしょう。

 

営業にしても印象が重要ということで、時間をかけてマナー的なことをやっていくのですが、だんだんとネット化が進むのでそういうのもなくなってきます。ネットだと丁寧な対応といっても時間が掛かるわけではないので、便利な方に人は走ります。

 

ネットではなくて対談の営業も欲しいというように言っている人もいますが、それを実現させるためにはもう少しフランクに時間短縮できるようにしなければメリットがまったくなさすぎます。あった方が大変でしかも時間もかかるのであればネット上で営業したらいいやということに当然ながらなっていきます。

 

日本人は人見知りというようなことを言われていますが、そういう教育を受けているので当然ながらそのようになるでしょう。失礼があってはいけないですし、ルール通りにやらなければならないという気持ちが強いため常に人目を気にして動くことになります。

 

インターネットファックスを会社に導入するかどうかという話でも、特に大手企業などは審議やいろいろと面倒な面があります。そして、本人たちはそれを業務というように思っていますが、残念ながら明らかに組織全体で無駄なことをしているということです。

 

たしかに丁寧という点では日本は最強なのですが、効率性を無視したレベルの丁寧さで、狂気に満ちているように見られます。

 

また、今後はそもそもファックスの重要性が下がっていくということがあります。パソコンでやり取りしているのであればPDF形式で送れば良いですし、紙媒体にどうしても出したいのであれば本人が好きなタイミングで紙で出力すればよいでしょう。

 

場合によっては紙媒体とPDFで送られてもPDFだけでよかったけどなというようになります。気を遣った感じを出すためにファックスとPDFの両方で送るというシチュエーションもあるのかもしれませんし、それをしなければ気が利かないということを言われる可能性もあります。

 

日本は言わなくても察するというのがあり、そのせいで言いにくいということも業務上でも多いというのがあります。

 

気をまったく使わないというのもどうかという話ですが、毎回人が人に神経質に気を遣う手間よりも、何かしてほしい人が言うという方が時間と労力の効率が良いのです。

 

マナーのために労力と時間を犠牲にしています。

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