一括でたくさんのFAXを送信したい場合や、誤った信を防止したい場合などのFAXを送信に関するニーズは、電子メールでのやり取りがメインとなっている近頃でも依然存在しています。
 

そのようなFAXを送信することに対する煩わしさを解消してくれるシステムが、インターネットファックスになります。

 

インターネットファックスとは、これまでのFAX機やオフィス複合機などを使ってFAXを送信するのとは違い、電子メールに、パソコンに取り込んでデータ化したものや、パソコンで作成したデータを添付して、専用回線やインターネット回線を通じてFAXとして送信することが可能なシステムや、ソリューションのことになります。

 

インターネット回線を通じてソリューション

送信した電子メールに添付したデータは一般的に、FAXサーバの中でFAXとして送信するデータに変換されて、従来のFAXと同じ公衆回線網を通じてFAXが送信される仕組みになっています。
様々な場面で文書は電子化されていく中で、オフィスの場ではFAX機を設置すること自体が少なくなってきているとされています。

 

そんな電子化の流れの中で、FAXする文書についても電子データに変換して送信をするシステムが注目を集めるようになってきています。

 
FAXを頻繁にやり取りをする必要がある会社の中には、専用回線やインターネット回線を利用してFAXサーバも導入することでFAXのやり取りをシステム化して運用している企業も多くなってきています。

 

近頃は、FAXサーバを導入する費用やFAXを送信する手間を削減するために、FAXを送信するためのクラウド化された環境を提供しているASPのサービスもたくさん販売されていて、小さな経営規模の会社であっても導入しやすい状況になってきています。

 

インターネットファックスのシステムが会社に導入されることによって取引先とFAXを送信したり受信したりするのを自動的に行うことができます。

 

システムを活用することによって、業務のプロセスを自動的に行うことが可能になります。

 

例えば、業務に必要な帳票などを作成したり、印刷したり、送付したりするまでの業務の流れが全部自動的に行うことができるようになるシステムも存在しています。

 

また、システムを導入すればFAXを送信するプロセスを全部自動的に行うことができるので、たくさんのFAXを送信することも簡単に行うことが可能になります。

 

システムの機能には、送信結果のデータを取得して、送信エラーが発生したときに、自動的にもう一度送信してくれたり、Webブラウザからアクセスして送信結果をチェックすることができたりするものがあり、その機能が搭載されているシステムもあります。

 

FAXを送信する作業が電子化するとなると、どうしても個人情報の漏洩に対する不安が生じてしまいます。

 

そのために、専用回線を利用することができたり、インターネット回線を使うときには、FAXのデータをHTTPSによる暗号化を行ったりなどして、セキュリティの側面での対策が万全に行われているシステムも少なくありません。

 

便利なPDF帳票

 

 

一般的に、紙媒体でやり取りをしている帳票も、受信したときにFAXサーバで帳票PDF化や、帳票TIFF化を自動的に行って、パソコンなどで閲覧することが可能な機能が搭載しているシステムもあります。

 

帳票PDF化が実現すれば、手作業による帳票の電子化の手間が大幅に削減されます。
システムを会社に導入したときには、FAXを送信する一連の業務フローを自動化することができ、業務の効率が向上し、コストも削減されるというメリットを得ることができます。
 

ASPサービスを会社に導入したときには、オンプレミス型のシステムと比較すると安い費用で手間も減らして導入することができるという効果も期待できます。
 
また、FAXを間違って送信してしまい、個人情報や、極秘プロジェクトの漏洩してしまうリスクを減らすことができるというメリットもあります。

 

システムを導入することによって、導入する前まで手作業で行っていることで、発生していたFAXを送信するための人件費や、FAX用紙のコストなどについても帳票PDF化などによって削減することができるだけでなく、たくさんの量のFAXを送信する必要があるときには、業務の大幅な効率向上に繋げることができるので、結果としてコストを削減することが見込めるといったメリットが得られることになります。

 

また、導入したシステムがASPのサービスである場合は、会社の中で特に大きな規模のシステムをわざわざ構築をする必要性もないので、イニシャルコストも抑えることができ、導入が簡単にできるというメリットを得ることができます。

 

 

そして、様々な業務を自動化することによって、これまでの手作業でFAXを送信の場合と比較をすると、間違った宛先にFAXを送信をしてしまうミスが減らすことができるということは、間違った宛先にFAXを送信をしてしまうミスによって生じていたもう一度FAXを送信しなおすための人件費やコストの削減することにも繋げることができます。

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