通常のファックスをインターネットファックスに置き換えるためのサービスが増えています。

 

これらのサービスは、電話回線が不要になることやファックスのデータをクラウド上に保存できることによるペーパーレス化ができること、スマートフォンなどのモバイル環境からでも利用可能になること、あるいは各ファックス機自体やそれらのトナーや用紙が不要になることなどなど……といった利点から導入を検討している人が増えているサービスです。
 
が、実際考えてみると「一体どこに注目して多くのサービスの中から一つを選べば良いのか?」という悩みに突き当たるかと思います。各社それぞれ独自性を持たせていますので一つ一つ見ていくとなかなか大変です。そこで、その選定ポイントについてまとめてみます。

 

コストを比較

やはり最も重要視されるのはコストの部分でしょう。技術的な側面を比較するまでもなく、この部分でまず比較検討ができます。
 
ただここで注意が必要なのですが、インターネットファックスでの費用は単純に考えれば「月々固定で発生する利用料金」+「送受信ごとに加算される料金」で決定されるもののため「まず自身が今までどのようにファックスを利用していたか」を把握しておくと良いです。

 

送受信部分で発生するコストは、各社とも差を作るため色々と個性的な料金体系を取っているためです。そのため現在と今後のファックス利用状況がどのようなものかを調べておけば、置き換えた場合のコスト計算が具体的に可能となり、各社のサービス選定がスムーズに進みます。

 

料金体系についてもう少し掘り下げていきますと、例えば送受信ともに一定枚数までは無料といった料金体系を取っているサービスがあります。これは「送受信共に月々の利用は多くないものの、FAX自体を無くすわけにも行かない。

 
でもコスト削減を考えたい」と言うような悩みを抱えているSOHOや小企業などに向いています。月々およそ1000円ほどの固定費でファックスがまかなえることになるからです。

 

また別のサービスでは受信に関しては無料、あるいは月々1000枚まで無料という料金体系もあります。「ファックス自体は盛んに使われているものの、その利用状況は特に受信が主で送信はそれほど使われていない」などという場合には、受信にかかるコストを最低限に抑えられるサービスとして選択肢の最有力候補に挙がるはずです。

 

受信無料の場合には送信の側で比較的高めの金額設定になっていることも多いのですが、この部分も普段の利用状況を正確に把握しておけば良いわけです。

 

また別のサービスでは「国内に複数の拠点を持っているが、FAXの利用は拠点同士でのやり取りが中心になっている」ようなケースの場合、同一サービスを利用している場合には送受信共に無料を謳っているサービスもあります。ファックスの使われ方がハッキリしているようであればこうしたサービスも有力候補になってくるはずです。

 

このように、コストでのサービス比較は最も分かりやすい判断基準です。ただしそれはあくまで「現在の利用状況」を正確に把握しておくことによって初めて可能になります。

 

各サービスを検討し始める前に、検討するために必要な自身の情報を収集しておきましょう。

 

サービス自体の堅牢性や安定性

 

 

次に検討すべきはそのサービス自体の堅牢性や安定性といった部分でしょう。

人や利用状況によっては「ファックスにそこまでの堅牢性なんていらないのでは?」と思われる方もいるかも知れません。

 

しかし、スマートフォン等のモバイル通信やブラウザで閲覧するWebサイト等と違って固定電話やファックスは誰にとっても長く身近な存在であり、無意識で「止まったりしない」という感覚を持っているものです。それはつまり頭のどこかで「通信できて当たり前」と考えているということです。

 

もちろん、今まさしくサービスを検討している側の人にとっては、電話回線を使うファックスとインターネットファックスでは堅牢性に差が出るというのは想定の範囲内かも知れません。しかし、ファックスを送ってくる取引企業やお客様にはそれは想定の範囲外です。

 

いざという時ファックスが届かないという事態が発生することは、個人や企業の信頼性等に影響してしまうことは否定できません。
 
通じて当たり前のはずのものが上手くいかない……というのは、人が不快感や不信感を最も抱きやすい瞬間ではないでしょうか。通じないファックスは定刻通りに発着しない電車のようなものと考えると良いかも知れません。

 

そうなるとやはり「止まらずに安定して常に確実にサービスを提供してもらえる」というのがサービスを選定する際のポイントとして浮上してくることになります。

 
単純に運営会社の規模や過去にどのようなことを行ってきているかという部分に加え、サービスを実現するためのバックボーンとなっているネットワークやサーバーの置かれているであろうデータセンターの状況、あるいは過去の障害対応の速度や頻度といった情報を収集すべきです。

 

単純に比較することが難しい部分でもありますし、検討するレベルによっては技術的な知識も必要になってくるかと思います。しかし、これらを重視することは今後快適にサービスを利用しつづける上で決して無駄にはならないはずです。

 

ここまで、大まかに2つの点について集中的に述べてきました。もちろんこれら以外にも利用状況によって重視されるポイントはありますが、この2点は押さえておいて間違いのないポイントです。

 

簡単に言えば選定ポイントは「現在の利用状況を確認してコストを比較する」「サービスの安定性を確認する」です。のコストを抑え快適にサービスを利用することができれば、仮に次を検討する状況になった場合でもその経験を生かすことができるでしょう。

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